Tietosuojaseloste

Tekijänoikeuskasvatus ja -neuvonta
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 13 ja 14 artikla

Laatimispvm: 25.5.2018
Viimeisin muutos 13.2.2023

1. Rekisterinpitäjä

Nimi (y-tunnus)
Tekijänoikeuden tiedotus- ja valvontakeskus ry (TTVK ry)
(y-tunnus: 1926210-7)

Yhteystiedot
Keilasatama 2 A, 02150 Espoo
puh. 040 706 6674
sähköposti: [email protected]

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi
Jaana Pihkala (yhdistyksen toiminnanjohtaja)

Yhteystiedot
Keilasatama 2 A, 02150 Espoo
puh. 040 706 6674
[email protected]

3. Rekisterin nimi

Tekijänoikeuskasvatus ja -neuvonta

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään TTVK ry:n:

– tekijänoikeuskasvatushankkeiden toteuttamiseksi
– yleisen tekijänoikeudellisen neuvonnan antamiseksi ja
– vastaanotettuun yleisöpalautteeseen vastaamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a) alakohta).

Siltä osin, kuin TTVK ry on hankkeiden osalta oma-aloitteisesti yhteydessä yhteisöjen edustajiin, on käsittelyn oikeusperusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuojaasetuksen 6 artiklan 1 kohdan f) alakohta) viestiä hanketapahtumistaan yhteisövastaanottajille. Sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (2014/917) 202 §:n nojalla suoramarkkinointia yhteisölle on sallittua, ellei tämä ole sitä nimenomaisesti kieltänyt.

5. Rekisterin tietosisältö (henkilötietoryhmät) ja säilytysajan määräytymiskriteerit

Tekijänoikeuskasvatushankkeiden toteuttamiseksi rekisteriin tallennetaan seuraavia yhteydenottajaa koskevia tietoja:

A. Oppimateriaalitilaukset (Tekijanoikeus.fi -sivuston kautta)

(tilaajan) etunimi
sukunimi
osoite
postinumero
postitoimipaikka
maa
puhelinnumero
sähköpostiosoite
tilattu oppimateriaali (kpl-määrä)
oppilaitoksen nimi

B. Oppilaitosvierailut (Tekijanoikeus.fi -sivuston kautta) tai muut tapahtumat

(edustajan) etunimi
sukunimi
sähköpostiosoite
puhelinnumero
oppilaitoksen nimi
osoite
oppilaitoksen mahdolliset muut yhteystiedot
oppilaiden määrä
luokkataso(t)
esitetyt kommentit ja toiveet

C. Esitetilaukset (TTVK.fi -sivuston kautta)

(tilaajan) nimi
osoite
postinumero
postitoimipaikka
puhelinnumero
sähköpostiosoite

D. Taiteilijavieraan palkkionmaksu

etu- ja sukunimi
puhelinnumero
sähköpostiosoite
henkilötunnus
pankkiyhteystieto

Kohdissa A-D mainittujen henkilötietojen antaminen on tarpeellista pyydetyn tilauksen toimittamiseksi, tapahtuman toteuttamiseksi tai palkkion maksamiseksi. Taiteilijavieraan yhteystietoja voidaan tämän erillisestä suostumuksesta käyttää myös tulevia tapahtumia koskeviin yhteydenottoihin ja palkkionmaksuun rekisterinpitäjän toimesta. Henkilötietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

Tekijänoikeudellisen neuvonnan antamiseksi ja yleisöpalautteeseen vastaamiseksi rekisteriin tallennetaan seuraavia yhteydenottajaa koskevia tietoja:

E. Tekijänoikeudellinen neuvonta
(Tekijanoikeus.fi -sivuston kautta)

(pyynnön esittäjän) nimi
sähköpostiosoite
esitetty kysymys

F. Palautteeseen vastaaminen (Tekijanoikeus.fi tai TTVK.fi -sivuston kautta)

(palautteen antajan) nimi
sähköpostiosoite
annettu palaute
puhelinnumero

Kohdissa E-F mainittujen henkilötietojen antaminen on tarpeellista vastauksen toimittamiseksi. Henkilötietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin. Henkilötiedot poistetaan enintään kolmen kuukauden sisällä tilauksen toimittamisesta, neuvonnan/vastauksen antamisesta tai palautteeseen vastaamisesta ja 12 kuukauden sisällä tapahtuman järjestämisestä. Taiteilijavieraan tietoja voidaan tämän suostumuksella säilyttää toistaiseksi myös
tulevia tapahtumia varten. Suoramarkkinointia varten käytettäviä tietoja säilytetään rekisterissä toistaiseksi.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tekijänoikeushankkeiden toteuttamisen osalta henkilötietojen säännönmukaisia tietolähteitä ovat:

rekisteröidyt itse
yleisesti saatavilla olevat lähteet (verkko- ja muut julkaisut)

Tekijänoikeudellisen neuvonnan antamisen ja yleisöpalautteeseen vastaamisen osalta tietolähteenä ovat rekisteröidyt itse.

7. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä niitä luovuteta muille tahoille.

Henkilötietoja käsitellään tarpeellisilta osin TTVK ry:n ulkoistetun taloushallinnon (palkanmaksu) ja IT-palveluiden tarjoajan (tallennus) toimesta.

Sivusto käyttää Google Analytics -evästeitä, joiden tiedot siirretään ja tallennetaan palvelimille, joita saattaa sijaita myös EU:n ulkopuolella. Google Analytics -evästeiden käytön voi kieltää evästeasetuksista. Tällöin näistä evästeistä saatuja tietoja ei siirretä edellä mainitulla tavalla.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto:

Tallennettuja tietoja käsitellään pääosin sähköisessä muodossa. Siltä osin, kuin tietoja käsitellään manuaalisesti, aineistoa säilytetään TTVK ry:n tiloissa, joita pidetään lukittuna henkilöstön ollessa muualla. Tilaan on kulunvalvonta, ja sisäänpääsy edellyttää henkilökohtaista kulkukorttia.

B. Sähköisesti tallennetut tiedot:

Rekisteriin tallennettuja tietoja käsittelevät ainoastaan TTVK ry:n työntekijät. Tietoihin pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Kirjautumistunnukset ovat vaihtuvia.

TTVK ry:n työntekijät käsittelevät henkilötietoja ainoastaan rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti, ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus.

TTVK ry:n lukuun rekisterin tietoja käsittelevien henkilötietojen käsittelijöiden (taloushallinto, IT-palvelut) kanssa on laadittu kirjallinen sopimus käsittelyn suorittamiseen liittyvistä yksityiskohdista. Henkilötietojen käsittelijät suorittavat käsittelytoimia vain rekisterinpitäjä TTVK ry:n kirjallisten ohjeiden mukaisesti.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

A. peruttaa henkilötietojensa käsittelyyn antama suostumuksensa milloin tahansa, mikäli tämä on käsittelyn oikeusperuste. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta käsittelyn lainmukaisuuteen tätä edeltävältä ajalta.

B. pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin,

C. pyytää kyseisten ja yksilöimiensä tietojen oikaisemista,

D. pyytää kyseisten tietojen poistamista,

E. pyytää käsittelyn rajoittamista, ja

F. vastustaa käsittelyä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietojen käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Yhteisöillä on mahdollisuus kieltäytyä vastaisista yhteydenotoista ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjä mahdollisuuksien mukaan oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti.

Pyyntö tulee esittää rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle osoitetussa, omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa joko kirjallisessa tai sähköisessä muodossa. Pyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona edellyttäen, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan vahvistaa.

Tietoa sivustolla käytetyistä evästeistä